Après une carrière bancaire opérationnelle, François Rudent est actuellement directeur au sein du cabinet de conseil en management Altime. Dans ce cadre, il est plus spécialement en charge des offres et de l’expertise concernant les filières finances et risques du monde bancaire et notamment de la mise en place des normes IFRS et Bâle 2.

Les risques opérationnels liés aux process financiers :

des conséquences financières...

mais aussi en termes d'images et de condamnations pénales souvent sous-estimées

Des process financiers porteurs de risques opérationnels élevés dont la maîtrise est très variable suivant le processus et/ou suivant les étapes de ce processus

La filière finance concerne plusieurs métiers et processus comptables (la tenue de la comptabilité sociale, la réalisation de la consolidation des comptes et la publication du rapport annuel), fiscaux, de contrôle de gestion et de gestion de la structure du bilan (ratio d’endettement, gestion actif – passif pour les entreprises financières, …). A cela s’ajoute des processus de production de reporting règlementaire plus ou moins développés suivant les secteurs d’activités (c’est le cas notamment pour le secteur bancaire et financier, le secteur des assurances, …). Comme pour tout processus, différents risques opérationnels y sont associés :

• On pense souvent aux risques de fraude et de détournement avec une falsification associée des comptes.
• Mais d’autres risques apparaissent beaucoup plus fréquemment : de systèmes (pertes d’informations ou plus souvent informations erronées), d’erreurs humaines (de saisie, de comptabilisation, ….) et surtout de processus non suffisamment maîtrisés (manque de contrôles, utilisation d’une mauvaise information ou mauvaise valorisation, …).

Le degré de maîtrise de ces risques est très différent suivant le processus et/ou l’étape du processus concerné :

• Les processus de comptabilisation ou de consolidation comptable sont souvent bien maîtrisés et contrôlés, ce qui permet une maîtrise et une connaissance du risque.

• Encore faut-il que les opérations concernées soient correctement identifiées et valorisées en amont. Or, force est de constater que pour certains engagements (hors-bilan notamment), cette première étape du processus de comptabilisation laisse parfois à désirer.

• Les processus visant à fournir des informations financières complémentaires (pilotage, annexes financières, certaines déclarations règlementaires) sont parfois moins « industrialisés », ce qui génère des risques importants. A titre d’exemple, il arrive souvent que l’entreprise dispose de ventilations des résultats dont le total ne correspond pas ou est « ajusté » aux totaux comptables.

  Il est à noter que lorsque de tels « ajustements » sont réalisés, les contrôles de rapprochement deviennent inopérants car ils ne restituent aucun écart, ce qui procure une sensation erronée de disposer d’informations de qualité.

Certains facteurs augmentent ces risques opérationnels, notamment dans le cas d’une entreprise consolidant plusieurs entités et/ou métiers. Cette situation peut entraîner une évaluation biaisée de certains événements (ces entités et/ou métiers se retrouvent en situation de « juge et partie ») comme par exemple la valorisation de risques pour litiges, d’une opération en cours, …… mais elle complexifie aussi la maîtrise du processus et des contrôles effectués à chaque niveau.

Des conséquences importantes en termes de pilotage, mais aussi en termes d'image et de plus en plus en termes règlementaires avec notamment des risques de condamnations pénales

Ces conséquences concernent bien entendu la productivité (une mauvaise maîtrise des processus et des contrôles entraîne très souvent la nécessité de recalculer ou retraiter certaines opérations) et le pilotage (exemple : prise de décisions sur des taux de marges calculés erronées). Mais elles concernent également les risques de communication d’une entreprise vis-à-vis des marchés et acteurs du monde financier (annoncer une croissance des marges puis revoir cette estimation dans un laps de temps très court n’est pas fait pour inciter à la confiance vis-à-vis de la qualité de la gestion de l’entreprise). Enfin, ces conséquences peuvent être de se retrouver en défaut vis-à-vis des exigences croissantes des autorités règlementaires en la matière avec notamment :

• La Sarbanes Oxley Act de 2002 aux Etats-Unis qui exige un contrôle de la fiabilité des informations financières (l’objectif étant de rassurer les marchés financiers après les différents scandales de type ENRON), cette exigence s’appliquant aux sociétés françaises dès lors qu’elles sont cotées aux USA.
• La Loi sur la Sécurité Financière qui vise l’ensemble des politiques et procédures de l’entreprise, afin de fournir une assurance raisonnable quant à la rigueur et à l’efficacité de sa gestion, cette exigence s’appliquant aux sociétés, françaises et étrangères dès lors qu’elles font appel public à l’épargne en France.
• Pour certains secteurs d’activité, des exigences règlementaires de fonds propres liées au niveau des risques opérationnels (exemple avec les établissements financiers dans le cas de Bâle 2).

Des risques et des conséquences souvent sous-estimés par méconnaissance

Face à ces enjeux, force est de constater que les directeurs financiers se trouvent souvent démunis par méconnaissance à la fois du fonctionnement réel des processus financiers et des conséquences encourues.

Méconnaissance sur le fonctionnement réel des processus d’abord : quel directeur financier peut assurer, lorsqu’il certifie la qualité et l’exactitude des informations financières qu’il fournit, qu’il maîtrise la manière dont les chiffres ont été constitués (comptables bien sûr mais également sur les données financières et ventilations analytiques fournies par ailleurs) ? Connait-il l’ampleur des « ajustements » cumulés effectués tout au long des processus concernés ? Dispose-t-il de moyens pour évaluer la qualité des contrôles effectués tout au long du processus ? Méconnaissance des conséquences encourues ensuite : si les conséquences en termes de pilotage sont en général connues et maîtrisées (cette activité ne nécessite pas une exactitude fine des informations mais plus généralement des ordres de grandeurs corrects), elles le sont nettement moins en ce qui concerne les risques règlementaires. Or, une non-conformité à ces exigences peut aller jusqu’à une condamnation pénale du directeur financier !!!

Une exigence de plus en plus élevée sur la maîtrise des risques opérationnels de la filière finance

D’aucun diront que les cas de condamnation pénale restent pour le moment limités à des cas avérés de fraude, de falsification des résultats, ou de production d’informations trompeuses susceptibles d’influencer le cours de bourse. Mais se contenter de cette réponse serait nier l’existence du mouvement actuel se traduisant par une exigence de plus en plus élevée de maîtrise des risques et de transparence financière. Ce mouvement se traduit d’abord par la mise en place de nouvelles lois (exemple la Loi sur la Sécurité Financière en 2003) puis par une application de plus en plus contraignante de celles-ci (par des précisions des autorités de contrôle comme les recommandations de l’AMF au premier semestre 2006 sur la définition d’un référentiel français de contrôle interne ; mais aussi par les contrôles effectués à la fois par les auditeurs et les autorités de tutelle).

La nécessité pour le directeur financier de savoir la réalité de ce qu'il certifie

Face à ces risques et leurs conséquences, il est nécessaire que le directeur financier puisse connaître la réalité de ce qu’il certifie. Pour cela il est indispensable qu’il puisse réaliser un recensement des processus et contrôles associés et une analyse indépendante de la qualité de ceux-ci : cette indépendance doit s’effectuer par rapport aux acteurs de l’entreprise pour éviter une minimisation de l’évaluation des risques, mais aussi par rapport aux auditeurs ou aux contrôleurs des autorités règlementaires afin d’éviter une maximisation prudentielle de ces mêmes risques).
Après cette première étude (qui doit se focaliser sur les principaux risques et enjeux), il disposera alors des éléments nécessaires pour déterminer ce qu’il y a lieu d’améliorer à terme :

• Faire évoluer les processus et les responsabilités et contrôles associés.
• Disposer de certains indicateurs de suivi de cette qualité (exemple : montants des « ajustements »).
• Etre en mesure d’exiger les moyens de contrôler la bonne application des ces procédures y compris au sein des entités et des différents métiers de son entreprise.

Cette démarche lui permettra, outre le fait d’éviter des désagréments avec la justice, de fiabiliser ses tableaux de bord de pilotage, et souvent au passage, d’effectuer des gains de productivité. Encore faut-il agir avant « l’accident » même si celui-ci n’est que potentiel….